「仕様」って何すか？

もうすこしくわしく

製品やサービスが、どう動くか、どう作られているかを、あらかじめ決めた内容のことです。「仕様です」は、こわれているのではなく、はじめからそう動くように作ってある、という意味です。

クレーム対応で言いかえるなら

「仕様です」とだけ言うと、「こちらは悪くない」と突き放されたように聞こえます。「こわれているのではなく、はじめからそう動くように作られています」と言いかえ、不便をかけていることへのおわびをそえると伝わりやすくなります。